Facturas para Autónomos y PYMES: tipos de factura y datos obligatorios

Si vas a dedicarte a cualquier tipo de actividad económica como autónomo o parte de una sociedad, el emitir facturas será una tarea a la que tendrás que acostumbrarte. Y por supuesto, es indispensable que sepas hacerlo correctamente para evitarte problemas con Hacienda.

No solo es necesario saber qué datos deben incluirse de forma obligatoria en una factura, sino también conocer los distintos tipos de factura que existen y cuando podemos recurrir a ellos.

Y nadie mejor que Autónomos Tech con años de experiencia en gestoría y asesoría para informarte.

Qué es una factura

Una factura no es otra cosa que un documento, bien físico, bien en formato digital, que registra la información correspondiente a una operación de compraventa de un producto o servicio.

Además de reflejar este tipo de operaciones, es la prueba que tendremos para demostrar ante la Agencia Tributaria que hemos cumplido con el pago y cobro de ciertos impuestos obligatorios. Y, por último, supone una garantía en caso de que surgiera cualquier problema entre las partes que se involucran en esta transacción.

Como cabe esperar, para que este tipo de documento sirva de prueba y garantía de ciertas transacciones, existe un Reglamento de Facturación que establece los parámetros a seguir y los datos obligatorios que han de incluirse. De esta forma podremos considerar una factura como legalmente válida.

Qué tipos de factura hay

No obstante, existen diferentes tipos de factura según la función que deban cumplir. Aquí te explicamos cuáles son los modelos principales y en qué casos se usan.

Hay quienes consideran la factura electrónica como un tipo más de factura, pero en nuestro caso vamos a omitirla puesto que simplemente se trata de un cambio de formato, distinto a la versión en papel.

Como autónomo o parte de una empresa debes estar al tanto de todos ellos para emitirlas correctamente y cuando corresponda.

Factura ordinaria

El tipo más común de factura, simplemente refleja una operación de compra o venta de un producto, bien, o servicio.

En este post te hablamos más detenidamente de este modelo de factura y de los apartados que debe incluir de forma obligatoria.

Factura rectificativa

Cuando nos equivocamos emitiendo una factura ordinaria, no podemos hacer modificaciones en la misma, puesto que esta llevará asociado un número de serie. En vez de esto, podremos emitir una factura rectificativa que corrija o amplíe estos datos.

Es importante saber que existe un plazo máximo para emitir este tipo de facturas, por lo que debemos hacerlo tan pronto nos demos cuenta de los posibles errores en la factura original.

Factura recapitulativa

Como su nombre indica, este tipo de factura es como una factura ordinaria pero sirve para recapitular las distintas operaciones que haya habido a lo largo de un mismo mes para un mismo receptor.

De esta forma tendremos agrupadas todas estas transacciones en un único documento, donde indicaremos el importe total de todas las operaciones así como una descripción breve de cada una de ellas.

Factura simplificada

Es lo que conocemos como ticket de compra. En este caso no se incluyen los datos del receptor ni la cuantía final desglosada sin IVA.

Podremos emitir un ticket o factura simplificada solo en determinados casos, como cuando la cuantía de la operación en cuestión sea inferior a 400 euros o si se trata de una factura rectificativa.

Factura proforma

Es en realidad un borrador de factura, el típico presupuesto sin validez para Hacienda.

La factura proforma debe contener los mismos datos y apartados que una factura ordinaria, puesto que su finalidad es la de mostrar al comprador toda la información posible acerca de la transacción que tiene pensado realizar.

Lo que sí tendremos que especificar es que se trata de una factura proforma, además de procurar que la serie numérica sea diferente.

Cómo hacer una factura

Como hemos mencionado, a la hora de emitir una factura es obligatorio incluir una serie de datos para que esta tenga validez legal.

La información que debe tener una factura sería la que te indicamos a continuación:

• • Número de factura o serie: es obligatorio que las facturas vayan numeradas dentro de una serie, de forma correlativa. Además debe incluirse la palabra “Factura” de forma específica, para diferenciar una factura ordinaria de otro tipo de factura o de documento.
  • Emisor de la factura: nombre y apellidos o denominación social, Número de Identificación Fiscal (NIF) y dirección. Podremos añadir más datos de contacto si lo creemos conveniente, pero estos que indicamos son los mínimos obligatorios.
  • Fecha de emisión: como el propio nombre indica, la fecha exacta en que emitimos dicha factura. Si las operaciones se realizaron en una fecha diferente, también lo indicaremos.
  • Remitente de la factura: al igual que en el caso del emisor, incluiremos nombre y apellidos o denominación social, NIF/CIF y dirección. Y si queremos añadir otros datos de contacto, estos serán opcionales.
  • Concepto: no es otra cosa que el motivo de la factura, una breve descripción (pero de forma detallada y clara) del servicio o bien que estamos facturando.
  • Base imponible: indicaremos siempre la cuantía total antes de tener en cuenta los impuestos aplicables.
  • IVA aplicado: normalmente será del 21%, pero puede tratarse de un IVA reducido (10%) o superreducido (4%). Debemos recordar después declarar este impuesto mediante el modelo 303 del IVA.
  • Importe de IVA: además del porcentaje que corresponda, indicaremos el importe que estamos sumando a la base imponible tras haber multiplicado este porcentaje.
  • Importe total: por supuesto, indicaremos el importe final de la operación tras haber sumado el IVA correspondiente y haber aplicado retenciones y descuentos en caso de que los haya.

En caso de aplicar en nuestra factura algún tipo de retención de IRPF, como en el caso de los autónomos profesionales, indicaremos qué retención se aplica (y debemos recordar que nos corresponderá después presentar el modelo 111).

La ventaja que además te ofrecemos desde Autónomos Tech es nuestra plataforma 100% segura, donde podrás subir y ver cómodamente tus facturas en cualquier momento, además de toda la documentación que desees. Y como tendrás a un experto profesional que te acompañe y resuelva tus dudas en cada procedimiento, hacer facturas ya no será ningún quebradero de cabeza.